Úspěšný event nevzniká náhodou. Za každou povedenou akcí stojí promyšlený plán, správně zvolená cílová skupina, atraktivní program a kvalitní propagace. Nestačí pouze uspořádat zajímavou akci – důležité je vědět, proč ji pořádáme, koho chceme oslovit a čeho chceme dosáhnout.
V tomto článku si projdeme jednotlivé kroky, které pomohou naplánovat event tak, aby zaujal návštěvníky a zároveň splnil marketingové cíle.
1. Stanovte si jasný cíl eventu
Než začnete řešit místo, program nebo propagaci, je důležité si určit, čeho chcete eventem dosáhnout.
Může jít například o:
- zvýšení povědomí o značce,
- představení nového produktu,
- získání nových zákazníků,
- budování vztahů se stávajícími zákazníky,
- získání nových kontaktů,
- zvýšení prodeje,
- vytvoření komunity kolem značky.
Jasně stanovený cíl vám pomůže při dalších rozhodnutích a zároveň umožní po skončení akce vyhodnotit, zda byl event úspěšný.
Cíl by měl být konkrétní
Místo obecného cíle „chceme více zákazníků“ je lepší stanovit konkrétnější cíl, například:
„Chceme během eventu získat 100 nových kontaktů potenciálních zákazníků.“
Takový cíl se dá následně jednoduše změřit.
2. Poznejte svou cílovou skupinu
Každý event by měl být připravený pro konkrétní publikum. Jinak bude vypadat akce pro mladé zákazníky, jinak odborná konference a jinak firemní večírek.
Při plánování si položte otázky:
- Kdo jsou naši návštěvníci?
- Co je zajímá?
- Jaký typ programu je může zaujmout?
- Kde se o podobných akcích dozvídají?
- Co by je motivovalo přijít?
Čím lépe cílovou skupinu znáte, tím jednodušší je vytvořit program i způsob propagace, který ji skutečně osloví.
Myslete na potřeby návštěvníků
Event by neměl být pouze o tom, co chce sdělit firma. Důležité je také přemýšlet nad tím, co si z akce odnese návštěvník.
Může to být například nový zážitek, užitečné informace, možnost potkat zajímavé lidi nebo vyzkoušet nový produkt.
3. Vytvořte atraktivní koncept
Jakmile máte jasno v cíli a cílové skupině, přichází na řadu samotný koncept eventu.
Důležité je, aby akce měla jasnou myšlenku a atmosféru, která bude odpovídat značce.
Koncept může být například:
- produktová prezentace,
- workshop,
- konference,
- sportovní nebo kulturní akce,
- networking,
- festival,
- soutěž,
- zážitková promo akce.
Dejte návštěvníkům důvod přijít
Samotné představení značky nemusí být dostatečně zajímavé. Návštěvník by měl mít pocit, že na eventu zažije nebo získá něco, co stojí za jeho čas.
Může jít například o známého hosta, zajímavý program, možnost vyzkoušet produkt, soutěž nebo jedinečný zážitek.
4. Vyberte správné místo a termín
Výběr prostoru může výrazně ovlivnit celkový dojem z eventu.
Při výběru místa zvažte především:
- kapacitu,
- dostupnost,
- vybavení,
- atmosféru prostoru,
- technické možnosti,
- cenu,
- možnosti parkování nebo dopravy.
Stejně důležitý je také termín. Při jeho výběru je vhodné myslet na cílovou skupinu a vyhnout se termínům, kdy se konají podobné akce.
Místo by mělo odpovídat charakteru eventu
Luxusní produktová prezentace bude vyžadovat jiný prostor než hudební festival nebo odborný workshop. Správně zvolené prostředí pomáhá vytvořit atmosféru, kterou si návštěvníci s eventem spojí.
5. Naplánujte rozpočet
Každý event potřebuje realistický rozpočet. Ještě před začátkem organizace je proto dobré určit, kolik peněz můžete do akce investovat.
S čím počítat v rozpočtu?
Mezi hlavní náklady mohou patřit:
- pronájem prostoru,
- technické vybavení,
- občerstvení,
- personál,
- výzdoba,
- hosté nebo interpreti,
- produkce,
- fotograf a kameraman,
- marketing a reklama,
- dárky nebo propagační předměty.
Tip: Nezapomeňte si vytvořit také finanční rezervu na nečekané výdaje.
6. Propagujte event
I perfektně připravený event nebude úspěšný, pokud se o něm lidé nedozví.
Propagaci je proto vhodné začít s dostatečným předstihem.
Sociální sítě
Sociální sítě mohou být jedním z hlavních nástrojů propagace. Využít můžete například:
- krátká videa,
- Stories,
- příspěvky s programem,
- odpočítávání do eventu,
- představení hostů,
- soutěže,
- obsah ze zákulisí.
E-mail marketing
Pokud má firma databázi zákazníků, může event propagovat také pomocí e-mailů.
E-mail může obsahovat základní informace o akci, program, místo konání a odkaz na registraci.
Influenceři a ambasadoři
U některých eventů může být vhodné zapojit influencery nebo ambasadory značky. Ti mohou event představit svému publiku a zároveň vytvořit autentický obsah.
7. Vytvořte zážitek během eventu
Samotným příchodem návštěvníka práce nekončí. Právě průběh eventu rozhoduje o tom, jaký dojem si lidé odnesou.
Zapojte návštěvníky
Lidé nechtějí být pouze pasivními diváky. Pokud je to možné, nabídněte jim možnost zapojit se.
Může jít například o:
- soutěže,
- hlasování,
- workshopy,
- testování produktů,
- fotokoutky,
- interaktivní instalace,
- hry,
- networking.
Čím více se návštěvník do akce zapojí, tím větší je šance, že si ji zapamatuje.
Nezapomeňte na emoce
Silný event by měl vyvolat emoci. Může to být radost, překvapení, nadšení nebo inspirace.
Právě pozitivní emoce pomáhají spojit značku s příjemným zážitkem.
8. Využijte event i po jeho skončení
Event nekončí odchodem posledního návštěvníka. Obsah, který během akce vznikne, můžete využít i v dalších týdnech.
Obsah po eventu
Můžete například zveřejnit:
- fotografie,
- krátké video z akce,
- rozhovory s návštěvníky,
- zákulisní obsah,
- poděkování účastníkům,
- výsledky soutěží,
- reference a zpětnou vazbu.
Takový obsah může prodloužit životnost eventu a oslovit i lidi, kteří se samotné akce nezúčastnili.
9. Vyhodnoťte úspěšnost
Posledním krokem je zjistit, zda event skutečně splnil svůj účel.
Co můžeme měřit?
| Ukazatel | Co nám ukáže |
| Počet návštěvníků | Zájem o event |
| Počet registrací | Úspěšnost propagace |
| Nové kontakty | Potenciální zákazníci |
| Prodeje | Ekonomický přínos |
| Dosah na sociálních sítích | Viditelnost eventu |
| Interakce | Zapojení publika |
| Zpětná vazba | Spokojenost návštěvníků |
Důležité je porovnat výsledky s cíli, které jste si stanovili na začátku. Díky tomu zjistíte, co fungovalo a co by bylo dobré při dalším eventu změnit.
Nejčastější chyby při plánování eventu
Nejasný cíl
Pokud nevíte, čeho chcete eventem dosáhnout, bude obtížné určit, jestli byl úspěšný.
Špatně zvolená cílová skupina
Event může být skvěle připravený, ale pokud není určen správným lidem, jeho potenciál zůstane nevyužitý.
Nedostatečná propagace
Nestačí event pouze vytvořit. Lidé se o něm musí včas dozvědět a musí mít důvod přijít.
Chybějící plán B
Počasí, technické problémy nebo změna programu mohou ovlivnit průběh akce. Proto je dobré mít připravenou alternativu.
Checklist úspěšného eventu
Na závěr můžete na web dát interaktivně nebo graficky zpracovaný checklist, který bude vypadat dobře i vizuálně:
- Máme jasně stanovený cíl
- Známe svou cílovou skupinu
- Máme atraktivní koncept
- Vybrali jsme vhodné místo a termín
- Máme stanovený rozpočet
- Máme připravený marketingový plán
- Máme promyšlený program
- Myslíme na zážitek návštěvníků
- Máme připravenou propagaci před i po eventu
- Víme, jak budeme měřit úspěšnost
Napsat komentář